Na een voorgaande positieve samenwerking (destijds een training over vergadertechnieken) volgde een nieuwe klantenvraag. Ditmaal ging het over de strategische kwesties tussen de raad van bestuur (RvB) en de directie, die enkele jaren geleden samen een fusie doormaakten. Ze wilden graag een eerste stap zetten in het betekenis geven aan de rollen en procedures van de RvB en de directie. We hebben de rollen van beide partijen in de verf proberen zetten, met speciale aandacht voor systemische afstemming en respect voor hiërarchie. Bij wijze van introductie liet ik dan ook eerst de voorzitster van RvB iedereen verwelkomen. Daarna kon de algemeen directeur nog iets toevoegen en tot slot startte ik de oefening. Zo introduceerde ook ik mijn dubbele rol: deze van facilitator en expert bestuursvergaderingen.

Een deelnemer schetste de situatie mooi tijdens de meeting: “Spanning leidt tot energie, maar overspanning tot kortsluiting.” Hier sloeg hij de nagel op de kop: spanning is namelijk prominent aanwezig tussen een RvB en een directie aangezien zij een tegenstrijdige blik op dezelfde issues hebben. Deze spanning moet in de richting van een evenwicht evolueren om tot betere beslissingen te kunnen komen.

Fundament van de aanpak
Vanuit mijn ervaring met de relatie tussen RvB en directie heb ik gekozen om het proces van de twee partijen eerst onderling onder de loep te nemen. Het succes van deze case zat er namelijk in om alles systemisch te laten kloppen. De tool die ik tijdens de sessie heb gebruikt, was geïnspireerd op de inzichten over intergroepsprocessen (originele publicatie) van Edgar Schein. Hij beschrijft ook een oefening van zijn collega Robert Blake die ik heb toegepast op deze twee groepen. De leden kregen namelijk vragen voorgeschoteld die inhoudelijk voor beide groepen hetzelfde waren en op voorhand overlopen werden. Dit was een bewuste keuzes met als doel de deelnemers op een transparante manier kennis te laten maken met de oefening en zo de participatie alsook het vertrouwen te verhogen. Vervolgens werd de directie gevraagd zich af te zonderen omdat Blake aantoont dat het belangrijk is dat de groepen niet meteen op mekaar reageren, maar eerst afzonderlijk kunnen dialogeren. Door de verschillende vragen door te denken en al wetende dat ze die daarna konden uitwisselen, groeit de loyaliteit van de groepsleden binnen beide groepen en kunnen ze een afgestemd front vormen. Wanneer de groepen weer samen gebracht worden, is het wel uiterst belangrijk dat er openlijk en op een respectvolle manier wordt gedeeld en gediscussieerd en tegelijkertijd in het verschil te durven gaan. Dit maakte het mogelijk dat de discrepantie tussen de twee groepen daalde en het gemeenschappelijke doel weer voorop kwam te staan.

Wat hielp?
Bij de start viel me op dat de sfeer wat formeel en onderkoeld was. Een kleine extra vraag viel me in en werkte wonderwel goed door en creëerde een shift. “Vertel eens iets wat de andere hier nog niet weten.” Zowel de sfeer als de houding ten aanzien van mekaar veranderde. Mensen die al jaren in dezelfde context werken hadden achteraf veel stof voor een babbel. De geschapen context leende zich er dan ook toe om zakelijk en intens aan de slag te gaan.

Wat kan volgende keer anders?
Twee uur is kort. Dat maakte dat ik als facilitator, te kort in de spanning van het verschil ben blijven staan. Dat mag volgende keer langer, ook al blijft er dan maar 10 minuten over om naar het gemeenschappelijk belang en conclusies te kijken. Of volgende keer drie uur vragen voor deze intense en spannende sessie.

Gevolg?
Er kwamen toekomstgerichte thema’s op tafel en men wilde samen verantwoordelijkheid nemen voor de uitdagingen die hen te wachten staan. Door kleine maar cruciale interventies als facilitator kon iedereen gehoord worden en was er ruimte voor dialoog. De laatste tien minuten waren gereserveerd om duidelijke afspraken en taken vast te leggen, zodat deze positieve evolutie zeker zijn weg kan verderzetten. De twee partijen waren weer volledig gelijnd met hun visie “Opvoeden doe je niet alleen”. Een sterk team is dus wat hen in de toekomst nog meer kan laten streven om deze prachtige visie uit te bouwen.