LOADING CLOSE

BCM experten getraind in een Corona scenario

BCM experten getraind in een Corona scenario

Het testen van een ramp zoals Corona– dat doe je in een zandbak

Het is een complexe aangelegenheid om de werking van het overheidsapparaat verder te laten draaien bij een ramp. Er werken vele experten aan scenario’s en draaiboeken, die ervoor moeten zorgen dat de schade voor de organisatie, in dit geval de Vlaamse Overheid en voor onze samenleving beperkt blijft bij treinrampen, hackings, elektriciteitspannes, (milieu)-rampen, pandemieën enzovoort.

De organisatie
Binnen de Vlaamse Overheid bestaat er een kleine centrale afdeling BCM, wat staat voor Business Continuity Management. Deze centrale afdeling is verantwoordelijk voor het BCM beleid en heeft intensief contact met de BCM verantwoordelijken die decentraal verbonden zijn aan agentschappen en departementen. Daar gebeurt het merendeel van de werking met inbegrip van het opstellen van verschillende deelplannen.

Als burger weet je niet dat de afdeling bestaat, maar ben je blij dat ze paraat staat, zodra er een ramp zoals Corona gebeurt.

De centrale BCM-afdeling organiseerde al langere tijd info- en netwerkmomenten, om zeker te zijn dat alle plannen in geval van nood klaarliggen én dat alle betrokken partijen klaar en getraind zijn om de procedure te volgen bij calamiteiten.

Klantvraag
De informatieve, strak geregisseerde studidagen brachten niet het gewenste resultaat van een netwerk waarin experts hun kennis effectief uitwisselden. Er was niet genoeg vertrouwen dat de bestaande manier van kennisdelen ook zou leiden tot een effectieve aanpak als er echt een ramp zou zijn. Onze opdrachtgever voelde dat er behoefte was aan meer openheid en leren, aan een sfeer waarin ook ruimte was voor mislukken en bijsturen. De bereidheid en gewoonte om te delen waren er nog niet… Of we konden mee kijken naar de manier waarop het kennisdelen nu verliep.

In de zandbak
Al snel kwam het idee van Pascal om na hervorming van de kennisdeling de proef op de som te nemen in een zogenaamde ‘zandbakoefening’, waarin alle gemaakte plannen zouden worden getest op werkbaarheid en waarin de experten ook van elkaars werk afhankelijk zijn voor het slagen van het geheel.

Dat werd uiteinderlijk een intensieve namiddag, waarin een ramp gesimuleerd werd en alle hens aan dek werden geroepen. De ramp die gesimuleerd werd destijds? De uitbraak van een onbekend SARS virus…

Druk op de ketel en alle papieren plannen in werking zetten, telefoontjes gedaan, mensen op de werkvloer ingeschakeld, deuren die (alsof) niet meer open konden gaan. Alles erop en eraan. Deze zandbakoefening was het sluitstuk van een leertraject van een half jaar.

Groeien als netwerk – zorgen dat we klaar zijn voor de zandbak én voor het echte werk.
Om de uiteindelijke test met het destijds gefingeerde SARS virus te kunnen doorstaan, was er een besef dat er echt aan kennisdeling gedaan moest worden en dat mensen bereid zouden moeten zijn om kennis niet alleen te delen met anderen, maar ook om kennis aan te nemen van anderen.

De bedoeling was om een werkend kennisdelingsnetwerk op te starten met van alle tachtig BCMspecialisten binnen de Vlaamse overheid.

Pascal fungeerde in de rol van Leerarchitect en facilitator van de kennisdeling en de simulaties. Verder waren de sleutelfiguren om dit op te zetten: BCM-verantwoordelijken en opdrachtgever, Kennisdelingsexpert AgO Hilde Robbeets, BCM-expert Manu Steens, Pasas-begeleiders.

De BCM-verantwoordelijke en AgO vroegen ons als externe consultants om de interne opleiders te versterken in hun rol als expert en lesgever. Wij begeleidden en ondersteunden hen in het uitwerken en hanteren van nieuwe vormen van leren en lesgeven. Een klassiek train-the-trainer-programma lag voor de hand.

We kozen echter om te werken aan het ontwerpen van de leeraanpak of leerarchitectuur. Wat nodig was in dit traject, was een mentaliteitsshift van klassieke, eerder vierkante lesmodules naar interactieve, eerder ronde, leervormen. De vierkant gerichte expertise van risico beheersing leek eerst haaks te staan op loslaten en input vragen aan anderen. Het is voor verscheidene deelnemers een uitdaging geweest om aan hun ‘vierkante bril’ wat ‘ronde hoeken’ toe te voegen!

Stap voor stap hervormden we het kennisdelingsnetwerk van de tachtig BCM-verantwoordelijken van een klassieke, passieve informatiedeling naar een interactieve en dynamische manier van werken en leren. Kennis wordt open en vrij gedeeld met elkaar, ontstaat organisch en er worden in cocreatie nieuwe inzichten, processen en plannen ontwikkeld.

Sleutelprincipes die we hanteerden bij het afronden van het ‘vierkant werken’ in deze case:

  1. Contact en relatie als fundament voor verdiepende kennisdeling: Kennis is geen op zichzelf staand feit. Diepere kennis en interactie onstaat juist als feitelijke kennis gedeeld wordt.
  2. Van compartimentering naar transversale samenwerking: Risico’s die impact hebben op complexe problemen kunnen alleen multidisciplinair en transversaal opgelost worden. Dat gebeurt zodra mensen kennis delen en cocreëren, doordat ze het gemeenschappelijk belang zien en de relatie dat waard is.

 

Een aantal elementen uit de concrete verander-aanpak: afronden
We spraken af om de werkvormen op te schuiven richting een meer interactieve kennisdelingsessie. Meer op de behoefte van de aanwezigen gericht. Met meer eigen praktijkcases en meer keuze in het programma. We behielden het format, om niet te bruuskeren. Dat deden we de komende maandelijkse kennisdelingsnetwerk momenten stap voor stap, om zo van een vierkant naar een vierkant met afgeronde hoeken te gaan.

Uit onze doelgroep stelden we een kerngroep samen. Die bepaalde vooraf een inhoudelijk thema en zocht eventuele gastsprekers. Samen met de kerngroep tekenden we de aanpak en werkvormen uit. Op die manier leerde die ontwerpen. Elk lid van de groep nam ook om de beurt een stukje van de begeleiding van ons over. Licht co-creërend startten we met verkenning van nieuwere werkvormen.

Het doel van dit bijzondere kennisdelingsnetwerk:  toetsing van de veiligheidsplannen van alle entiteiten van de Vlaamse overheid; sensibiliseren van alle betrokkenen bij een mogelijke crisis; leren en oefenen onder druk; klaar zijn voor een echte crisis. Het format zat goed, de werkvormen en de inhoud ook. Het hoge realiteitsgehalte bracht een grote groep mensen aan het leren. Efficiënt was dat de plannen van alle entiteiten konden worden bijgeschaafd. Mensen begonnen elkaar meer en meer te vinden, om echt kennis te delen. Zou jij een plan waar je twee jaar aan gewerkt hebt, zomaar aan een onbekende collega schenken?

Op lange termijn kan het kennisdelingsnetwerk zelfsturend en organisch worden, waarbinnen verschillende spin-offs of leernetwerken rond bepaalde thema’s zich kunnen vormen en tijdelijk afsplitsen. Die lerende netwerken kunnen dan op hun beurt weer input geven aan het grotere netwerk. Zo bouwen we aan een rond en levend systeem.

In de zandbak was het vierkant en daar zijn we in de corona tijd blij mee
We sluiten graag af met een vierkante noot. De namiddag van de echte oefening was heel vierkant: strak geregisseerd, plannen die opgevolgd werden, stap voor stap communiceren en acties ondernemen in coördinatie met anderen. Vierkant op een ronde basis dus.

Een gestructureerde manier van leren die bewees dat veiligheidsproceudres en plannen in de praktijk werken en dat de betrokkenen durfden samenwerken. Goed om te weten als burger.

We bedanken graag de deelnemers van destijds voor die plannen die ze hebben geschreven, verbeterd en uitgevoerd. En aan alle mensen die samen met hen sindsdien al doende leerden leren. Dit heeft ongetwijfeld bijgedragen tot het vlot verlopen van de werking in de huidige Corona pandemie, een variant van de destijds gefingeerde SARS….Dank!

Geef een reactie